工事が終わったのに未請求を防ぐ｜月末の照合表と担当別チェック

出発点は、施工・完了・保留を含む工事一覧

今月工事が動いた案件に加え、前月から保留中の案件を残します。請求が完了していないからといって、完了フォルダへ移して一覧から消さないことが大切です。工事番号、担当、契約上の請求時点、次の確認日を置きます。

単に完工日があるかだけで判断せず、出来高確認、検査、引渡し等の条件を自社の契約で確認します。

未請求を三つの止まり方へ分ける

本記事では、対象判断待ち、書類作成待ち、提出・受付待ちの三分類を提案します。対象判断待ちは現場責任者や契約担当へ確認。作成待ちは必要な内訳と確定額を事務へ渡します。

提出待ちは指定様式・送付先・システム登録を確認します。分類は原因を決めつけるためではなく、次の担当が動けるようにするためです。未入金は請求後の回収管理へ分けます。

仮定例：残額60万円でも、今月の対象とは限らない

元の契約180万円、確定した変更20万円、過去請求140万円と仮定すると、差額は60万円です。この差額だけで今月60万円を請求できるとは判断しません。契約上の条件を満たした範囲、今回対象、未確定の変更、前回の請求訂正を確認します。

金額の照合と、請求時点の確認を二つの仕事へ分けると、漏れと前倒しの取り違えを避けやすくなります。

作成済みで止めず、指定先の受付まで確認

メール送信済みでも宛先違い、取引先システムへの登録忘れ、指定様式の不足で受け付けられていない場合があります。提出方法、提出日時、受付結果、差戻し理由を残します。送信履歴だけで全て受付済みとせず、相手の指定する確認方法に従います。

再送や差替えは前の提出と対応付け、二重請求を防ぐ説明を添えます。

一人事務は、社長に確認してほしい行だけを渡す

全案件を毎回口頭で読み上げるより、判断待ちの行へ質問、根拠の場所、回答が必要な日を添えます。「C106の変更20万円は承認版が見つかりません。記録場所の確認をお願いします」のような依頼です。

社長の回答後は誰が請求を作成するかまで残します。締切を過ぎた保留は翌月へ黙って繰り越さず、次の対応日を更新します。

請求漏れを発見した後は、原因を運用へ戻す

過去分を見つけても、根拠や相手の締め条件を確認せず追加しません。個別の請求可否は関係者へ確認します。完了報告の入口がなかったなら入口を追加、承認記録が不明なら変更番号を付ける、といった運用修正を残してください。

翌月も同じ行が止まる場合は、入力欄を増やすより回答の責任者と期限を見直します。

締め日前に、止まっている行だけを見る

現場側へ聞くことを絞る

事務からは完了したかという質問だけでなく、対象範囲、追加の有無、確認が済んだ記録の場所を尋ねます。写真と日報の場所が分かっても金額の承認版が不明なら、その点を確認待ちへ残します。催促の回数を増やすより、どの資料が足りないかを一度で伝える方針です。

請求漏れと二重請求を同時に防ぐ

作成した請求には請求番号と対象範囲を対応付け、訂正・取消・差替えの関係を残します。追加請求だけ別フォルダに置く場合も、案件の累計へ含めたかを確認。完了案件を一覧から外す条件は、請求書を作ったことだけでなく、自社で決めた提出・受付の確認まで含めて定義します。