仕入請求書の現場名が分からない｜工事別原価へ振り分ける照合手順

総額からではなく、明細の根拠へ戻る

請求書一枚を一つの現場へ付けると、複数現場の材料が混ざります。品名、数量、単価、納品日、納品書番号、発注番号を照合します。元の納品書に現場略称しかなければ、受取担当と工事番号を確認。

仕入先へ再発行や明細照会を依頼する場合も、請求日と対象行を指定し、同じ書類を二重登録しないよう対応付けます。

振り分けられない行は、確認待ちへ置く

月締めのために急いで近い現場へ入れると、ある現場は赤字、別の現場は利益過大になります。未判明の行は理由と確認先を残し、管理集計へどこまで含めたかを明記します。会計処理の方法は会計担当へ確認し、本記事の管理用の状態名を仕訳科目として使わないでください。

判明後に変更する場合は、元の配分と変更理由も残します。

共通材料と会社共通費は、直接費と分けて考える

複数現場で使う材料は、出庫記録や実際の使用数量が分かるならその根拠を使います。根拠が取れない場合の配分基準は社内で決め、毎月都合のよい基準へ変えません。工事別原価に含める範囲と会社全体の費用を分け、利益表示の定義を合わせます。

税務や会計上の処理を本記事だけで決定しないでください。

仮定例：請求書12万円を三つの状態へ分ける

材料Aが6万円、材料Bが4万円、用途不明の消耗品が2万円の請求書を仮定します。納品記録でA現場6万円、B現場4万円が確認できるならそれぞれへ対応付け、残る2万円は確認待ちです。全額をAへ入れないことがポイントです。

返品や値引きがある場合は、元の明細と対応を残し、請求額と採用額の差を説明できるようにします。

次月からは、発注時の一項目を変える

請求書が届いてから毎回聞き直すなら、発注時に工事番号を伝え、納品時に番号が確認できるかを試します。急な電話発注は後で受付記録を残し、受取担当が納品書へ現場を追記する等の例外手順を決めます。取引先の帳票へ番号を載せられない場合は、社内の発注記録と納品番号を対応させる方法が候補です。

仕入先へ照会する前の確認順

社内の資料で特定できる範囲を見る

請求日と納品日は異なるため、日付が同じでないことだけで別の購入と判断しません。請求明細、納品書番号、発注番号、受取記録を並べ、分割納品や返品の関係を確認します。担当者へ聞くときは「この請求書はどこですか」ではなく対象の品名と明細行を指定してください。

配分後も、合計と対象範囲を照合

各現場へ振り分けた金額と、確認待ち・共通扱いの金額の合計を元の請求書へ合わせます。費目と税の扱い、請求書単位の端数は会計担当のルールに従います。管理用の配分表に書いた金額が会計の確定金額と同じとは限らないため、基準日と含む範囲も添えて社長へ渡します。