口頭の追加工事を記録する方法｜希望・見積・承認・請求をつなぐ

最初のメモは、決定ではなく受付記録にする

口頭で聞いた内容を短く残し、発言した相手、受付者、日時、場所、元の仕様との違いをそろえます。「棚追加、了承」とだけ書かず、位置、寸法、材質、既存工事への影響が不明なら不明と残します。依頼者が金額や工期を確定できる立場かも確認。

写真や図面へ変更箇所を示すと、次の担当が範囲を聞き直す負担を抑えやすくなります。

変更見積は、元の範囲と増減を分ける

元の契約に含まれる工事、追加する工事、不要になる工事を分けます。増額だけを書き足すと、取りやめた材料が二重に残る場合があります。変更番号を付け、関連する見積、図面、工期の確認、相手の返信を同じ変更番号へ結び付けます。

材料手配や他工種の予定にも影響があるなら、確認担当と回答期限を先に決めます。

着手を急ぐときほど、曖昧な記録を残さない

国土交通省の元請・下請間ガイドライン第12版には追加・変更契約の章があります。関係に応じた契約手続きを確認し、現場の会話だけで処理を済ませないことが重要です。条件を決められない場合は未確定事項と確認先を明示し、責任者が手順を判断します。

既読や「了解」の返信だけから、費用や工期の全条件を承認したと推定しない運用を提案します。

承認した版を、施工担当と請求担当へ渡す

確定前の案と承認後の資料を同じフォルダへ無印で置くと、現場は旧図面、事務は新金額を使いかねません。承認版、確定日、変更番号を明記し、古い案を参照用へ分けます。施工担当が範囲を確認し、事務が請求予定と既請求への反映を確認。

中止や再変更があれば、材料発注、施工、請求のそれぞれへ連絡します。

請求時は「やったか」と「合意したか」を照合する

変更C106-02の作業が終わっていても、承認資料が見つからなければ確認待ちです。請求前に実施の記録、確定した条件、今回の請求対象を対応させます。分割請求なら前回までの請求と今回を分け、同じ追加を二度請求しないよう確認します。

資料不足が見つかった場合は相手や社内責任者へ確認し、根拠なく金額を足しません。

追加依頼の受付票へ残す最小項目

依頼と条件の不足を記録

変更番号、案件、依頼日時、依頼者、受付者、元の仕様、希望する変更、関連図面、金額と工期の確認先を残します。不足している寸法や材質は「未確定」と明記。記録用紙を埋めることが目的ではなく、責任者が次に何を確認すれば条件を決められるかが読めることを重視します。

途中で取りやめたときの照合

追加が中止になった場合、変更記録だけでなく材料の発注状況、作業の実施状況、見積や請求の反映を確認します。取消や費用負担は個別の合意に沿って判断し、受付記録を削除して経緯を消しません。中止の連絡先、日時、確定した条件を残すと、後から別の担当が同じ材料を再手配することも防ぎやすくなります。